Pertemuan Rutin Kelompok SPP Sebuah Keniscayaan

Kecamatan Bram Itam Kabupaten Tanjung Jabung Barat mencoba menggapai harapan bagaimana membuat UPK Kuat dan Masyarakat Desa terbantu dengan kehadiran PNPM Mandiri Perdesaan, bermula dari kunjungan Bapak Budi Mulyawan ke Kabupaten Tanjung Jabung Barat beberapa bulan yang lalu telah menghasilkan bebrapa kesepakatan dengan Tim Faskab kabupaten Tanjng Jabung Barat diantaranya adalah kesepakatan Kec. Bram itam sebagai pilot Project mengembangkan Kelompok SPP dengan cara mengaktifkan pertemuan rutin dan mensosialisasikan hakejat tanggung renteng dalam kelompok yang pada gilirannya menjadi kelompok executing atau kelompok mandiri.

Sekarang berkat kunjungan tersebut UPK telah memiliki jadwal rutin pertemuan dengan seluruh kelompok dalam satu desa di Kecamatan Bram Itam dimana satu desa disediakan satu tempat untuk pertemuan rutin dengan cara bergiliran setiap rumah anggota kelompok agar tidak terjadi kecemburuan dimana masing-masing anggota ada yang jauh dan ada yang dekat dengan tempat pertemuan tersebut, jadi dengan cara bergilir berarti masing masing anggota akan mendapat giliran sebagai tempat pertemuan.

Terbukti seluruh anggota kelompok merasakan manfaat yang tidak sedikit dengan adanya perteman rutin itu disamping juga UPK juga merasa mudah dalam melakukan kontrol terhadap anggota yang agak  “mebandel” bisa ketahuan langsung pada saat pertemuan kelompok tersebut karena pada saat pertemuan itu juga anggota kelompok melakukan penyetoran SPP kepada pengurus sehingga kalau ada anggota yang belum bayar bisa langsung ketahuan hari itu dan langsung dibahas cara penyelesaian pada hari itu juga.

Dalam suatu organisasi seperti organisasi Simpan Pinjam Kelompok Prempuan yang disingkat dengan (SPP) dalam Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan, pertemuan kelompok merupakan suatu hal yang penting karena dapat membantu menyelesaikan masalah, menggali potensi, sebagai media pertanggung jawaban/laporan pengurus dan sekaligus sebagai media pengambilan berbagai keputusan yang diperlukan untuk mencapai tujuan berkelompok tersebut. Dalam beberapa hal pertemuan kelompok tidak efektif dan beberapa kelompok SPP jarang melakukan pertemuan kelompok (pertemuan bulanan atau pertemuan 2 mingguan). 

Pertemuan kelompok SPP dilaksanakan dengan tujuan untuk membahas dan menyelesaikan suatu topik permasalahan atau pertemuan diselengarakan dalam rangka untuk mengambil keputusan atau menghasilkan kesepakatan dan pertemuan kelompok dapat juga dilaksanakan dalam rangka merumuskan kebijakan atau untuk menysun rencana kerja kelompok. 

Pertemuan kelompok baik pertemuan rutin maupun pertemuan lainnya mempunyai manfaat yaitu  Memberikan kesempatan kepada anggota kelompok saling bertemu secara teratur untuk saling tukar menukar informasi, saling belajar, saling tolong-menolong dan lain-lai; Meningkatkan disiplin para anggota; Meningkatkan pelayanan terhadap anggota; Memberikan kesempatan anggota kelompok saling berkomunikasi antar anggota dan anggota dengan pengurus; Memberikan kesempatan anggota kelompok untuk belajar berkomunikasi, mengemukakan pendapat, dan membantu mengatasi masalah bersama; Mengatasi masalah-masalah kelompok maupun anggota; Sebagai wadah untuk menggali potensi yang ada pada anggota; Memberikan kesempatan bagi anggota untuk menyatukan perbedaan pendapat; Menjadi wadah untuk menyusun rencana kegiatan kelompok;  Sebagai media pertanggungjawaban/pelaporan pengurus.

Waktu Pertemuan. Kelompok SPP pada umumnya sangat sibuk terutama dipagi sampai sore hari. Oleh karena itu waktu pertemuan diatur sedemikian rupa sehingga ridak menggangu kesibukan anggota kelompok dalam melakukan kegiatannya sehari-hari atau kegiatan usahanya. Waktu yang tepat dapat disesuaikan dengan kebiasaan masing-masing daerah. Pada dasarnya pertemuan dapat dilaksanakan sore hari atau malam hari, tergantung dari kesepakatan. Lamanya waktu rapat diatur tidak melebihi dari 2 jam. Oleh karena itu ketua kelompok atau pimpinan rapat sebelum pelaksanaan dimulai sudah menyusun suatu langkah-langkah atau rencana rapat sehingga rapatnya nanti akan berjalan dengan tertib dan lancar dan dengan waktu yang tidak berlama-lama.

Jenis-jenis Pertemuan. Beberapa pertemuan kelompok SPP yang sering dilaksanakan adalah rapat pengurus yaitu pertemuan yang dihadiri oleh ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi tertentu (sesuai topik yang dibahas) yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Rapat anggota adalah pertemuan yang diikuti oleh pengurus dan seluruh anggota. Pertemuan ini dilaksanakan biasanya secara periodik (bisa 2 mingguan, bisa bulanan, dan lain-lain) yang disesuaikan dengan kebutuhan dari kelompok tersebut. 

Ciri-Ciri Pertemuan Kelompok yang Baik. Suatu pertemuan kelompok yang baik dicirikan dengan beberapa hal seperti : ada pemimpin pertemuan yang mampu berperan dengan baik dalam memimpin rapat atau pertemuan tersebut, ada agenda pertemuan yang jelas, ada tata tertib pertemuan yang dipahami bersama, ada peran serta aktif seluruh peserta pertemuan yang hadir, semua anggota kelompok yang hadir dalam pertemuan mendapat kesempatan untuk berbicara dan tidak ada dominasi baik oleh pengurus kelompok maupun oleh seseorang, adanya catatan-catatan yang baik berupa notulen hasil rapat yang berisikan : waktu dan tempat, jumlah peserta yang hadir (dilampirkan absensi), topik yang dibahas, kesimpulan dan saran serta rencana tindak lanjut (RTL).

Langkah-langkah Menyelengarakan Pertemuan. Sebelum pertemuan dimulai pengurus kelompok mempersiapkan segala sesuatu antara lain : topik yang akan dibahas, waktu dan tempat pertemuan, menyiapkan undangan dan menyampaikannnya kepada pengurus atau anggota lainnya atau undangan untuk peihak lain (bukan anggota), serta menentukan pimpinan rapat, notulis dan perlengkapan yang diperlukan. Pada saat pelaksanaan pertemuan diperlukan langkah-langkah sebagai berikut : perserta diminta untuk mengisi daftar hadir, ketua kelompok atau pimpinan rapat memulai dengan doa atau salam, ketua menyampaikan maksud dan tujuan pertemuan serta menyampaikan topik yang akan dibahas, selanjutnya ketua menguraikan secara ringkas hal-hal yang akan dibahas dan selanjutnya memberikan kesempatan kepada seluruh peserta untuk menanggapi. Notulis mencatat hal-hal yang dibahas baik tanggapan dari peserta rapat maupun usulan yang berkembang selama proses pembahasan. Pada akhir rapat notulis membuat risalah hasil pertemuan yang dibacakan pada akhir pertemuan. Risalah hasil pertemuan berisikan antara lain kesepakatan-kesepakatan, kesimpulan-kesimpulan dan saran serta rencana tindak lanjut. 

Tindak Lanjut Pertemuan. Setiap pertemuan kelompok sebaiknya disertai dengan adanya kesepakatan-kesepakatan serta adanya rencana tindak lanjut. Hasil kesepakatan berupa rencana tindak lanjut harus dilaksanakan sesuai dengan waktu, tempat yang telah tertuang dalam RTL tersebut. Hasil tindak lanjut tersebut dilaporkan atau disampikan pada rapat/pertemuan berikutnya. Apabila terlaksana dengan baik maka pada rapat berikutnya dilaporkan hasil-hasil yang sudah dicapai. Namun apabila RTL tersebut tidak terlaksana maka perlu dibahas hambatan-hambatan atau permasalahan yang mengakibatkan tidak terlaksananya hasil kesepakatan. Selanjutnya dalam rapat berikutnya diupayakan pemecahan masalah atau mengganti rencana tersebut dengan rencana lain sesuai dengan kemampuan kelompok.

Peran Fasilitator Kecamatan. Fasilitator Kecamatan sangat berperan didalam kelancaran pelaksanaan pertemuan kelompok. Terutama didaerah yang kelompok SPPnya kurang aktif. Fasilitator Kecamatan dan Unit Pengelola Kegiatan (UPK)  dapat menjadi penghubung atau pemrakarsa agar kelompok SPP  binaannya dapat menyelenggarakan pertemuan kelompok secara berkala dan rutin. 

Dari uraian diatas maka betapa penting pertemuan rutin kelompok SPP meminjam istilah Kooprov Jambi “Pertemuan rutin adalah Rohnya kelompok SPP”, dan untuk saat ini telah dilakukan dan terjadwal seluruh kelompok SPP di  Kecamatan Bram Itam Kabupaten Tanjung Jabung Barat untuk melakukan pertemuan secara berkala. Ayo kecamatan mana lagi yang mao ikut.....Semoga!!!!

(Mustahidin Faskeu PNPM MP Kab. Tanjung Jabung Barat. Sumber : Modul pelatihan Kelompok SPP, Dirjen PMD Kemendagri RI. 2012, dan lain-lain)